Checklist kiểm hàng cuối cho văn phòng phẩm

Trước khi mở thùng hàng

Xác nhận lô đã hoàn tất và được đóng gói đúng trạng thái đã thống nhất. Ghi mã đơn, tên và mã sản phẩm, nhà cung cấp, số lượng lô, ngày và nơi kiểm, phiên bản thông số. So sánh hàng sản xuất với mẫu duyệt và artwork đã duyệt. Nếu thiếu mẫu hoặc không rõ phiên bản, dừng lại và hỏi đầu mối bên mua có thẩm quyền.

• Xác nhận cấp kiểm, phương án lấy mẫu, AQL và số chấp nhận cho từng nhóm lỗi đã thống nhất.
• Đối chiếu ký mã hiệu thùng, nhãn sản phẩm, số lượng mỗi gói và ngôn ngữ với artwork đã duyệt.
• Chọn thùng và sản phẩm ngẫu nhiên trong lô theo phương pháp thống nhất. Ghi lại thùng và vị trí đã chọn.

Không dùng riêng cỡ mẫu để quyết định lô đạt hay không. Áp dụng đúng phương án, quy tắc đếm và mọi điều kiện giữ hàng hoặc lỗi nghiêm trọng đã thống nhất riêng cho đơn hàng.

Kiểm nhận dạng, số lượng và bao bì

Bắt đầu từ nhận dạng. Đối chiếu mã hàng, màu, kích thước, kiểu dáng và cấu hình gói với đơn hàng và mẫu duyệt. Đếm sản phẩm trong gói nhỏ và thùng được chọn. Ghi thiếu số lượng hoặc sai cơ cấu theo đúng yêu cầu không đạt.

Kiểm bao bì có góc bị móp, đường dán hở, vết ẩm, niêm phong kém hoặc hư hại làm cong hay lộ sản phẩm. Đối chiếu nhãn, mã vạch, mã hàng và ký mã hiệu thùng với artwork đã duyệt. Nếu đơn hàng yêu cầu quét mã vạch, hãy quét và ghi kết quả thay vì chỉ nhìn hình in. Chụp ảnh sai khác sao cho thấy được cả thùng và nhãn.

Kiểm tra sản phẩm văn phòng phẩm

Với sổ, kiểm màu bìa và giấy, độ thẳng của gáy, số trang, dòng kẻ, vị trí in và khả năng lật trang mà không rách hoặc bung. Với bìa hồ sơ, kiểm kích thước, nếp gấp, ngăn, khóa và khả năng chứa đúng tài liệu quy định. Với hộp đựng đồ bàn làm việc, đối chiếu kích thước và ngăn với bản vẽ hoặc mẫu duyệt, rồi kiểm cạnh, mối nối và độ vững trên mặt phẳng.

Với bút và bút chì, kiểm ngoại quan đã thống nhất, độ khớp của nắp hoặc thân, phần in và chức năng viết hoặc tẩy cơ bản trên loại giấy phù hợp. Thử số lượng do bên mua quy định. Không suy đoán tuổi thọ mực, độc tính, thành phần vật liệu hoặc tuân thủ tiêu chuẩn chỉ từ vài nét viết hay ngoại quan. Nếu cần xác nhận, dùng phương pháp thử do bên mua duyệt và phòng lab đủ năng lực.

Dùng thông số đã duyệt để kiểm kích thước và màu. Nếu phải đo, ghi giá trị, đơn vị, dụng cụ và vị trí đo. Ảnh có thể cho thấy lỗi nhìn được, nhưng không thay phép đo hoặc kết quả thử chức năng.

Ghi lỗi và quyết định xuất hàng

Ghi từng phát hiện ngay trong lúc kiểm. Nêu sản phẩm và vị trí, yêu cầu không đạt, kết quả quan sát, nhóm lỗi theo định nghĩa đã thống nhất và số lượng ảnh hưởng. Chụp ảnh rõ với lỗi nhìn thấy được. Tách số sản phẩm bị ảnh hưởng khỏi số lỗi: một sản phẩm có thể có nhiều phát hiện.

So sánh số đếm với ngưỡng chấp nhận và loại bỏ đã thống nhất. Ghi Đạt, Chờ xử lý hoặc Không đạt cùng căn cứ. Nếu lô không đạt hoặc đang bị giữ, ghi đầu mối chịu trách nhiệm và hành động tiếp theo. Chỉ người được quy trình đơn hàng chỉ định mới có quyền cho xuất. Mẫu đạt không xóa điều kiện thông số, thử nghiệm hoặc giữ hàng chưa giải quyết.

Điều chỉnh checklist theo đơn hàng

Chỉ giữ những mục áp dụng cho sản phẩm và đơn hàng. Bổ sung yêu cầu của bên mua về kích thước, sai số in, thử chức năng, bao bì và nhãn. Lưu phiên bản thông số và mã mẫu duyệt cùng hồ sơ để người kiểm khác có thể lặp lại cùng phép kiểm.

Xem hướng dẫn cách kiểm hàng cuối ngẫu nhiên để biết các bước lấy mẫu chung. Chỉ dùng công cụ tính AQL như công cụ tra cứu trong phương án lấy mẫu đã thống nhất.